Het grootste misverstand over inkoop-productiviteit

Het grote misverstand

In gesprek met één van mijn klanten spraken we over het verbeteren van de productiviteit van inkoopprofessionals.

Mijn stelling was: Om goed prioriteiten te kunnen stellen en je productiviteit te verhogen, zal je eerst in control moeten komen op je activiteiten en projecten. 

De reactie van mijn gesprekspartner was echter, dat dit onmogelijk was. Volgens hem was het onmogelijk om in control te komen op je dagelijkse activiteiten en projecten. Daarom moest je volgens hem gewoon prioriteiten stellen en er bewust voor moet kiezen om dingen niet meer te doen.

Dit is zo’n beetje het grootste misverstand over het verhogen van de productiviteit van kenniswerkers. Maar mijn klant heeft ook weer niet helemáál ongelijk. Wat is het verschil?

Het klopt dat je uiteindelijk prioriteiten moet stellen. Die al maar groeiende berg werk die dagelijks op je af komt zal jouw beschikbare tijd namelijk altijd opvullen. Daar komt nooit een einde aan. Heel veel inkoopprofessionals worstelen hier mee. Maar hoe ontsnap je dan toch uit die ‘waan van de dag’?

Daarvoor moeten we eerst kijken naar de manier waarop wij prioriteiten stellen. Hoe bepalen wij wat belangrijk is om te doen? Stel je een piramide voor met 5 tredes en een basis (de grond onder je voeten).



We leven vanuit onze waarden en ons levensdoel (de top van de piramide). Hieruit vormt zich een visie, een gewenste uitkomst (horizon 4) en formuleren we doelen (horizon 3). Om onze bijdrage aan deze doelen vast te stellen zetten we deze af tegen onze rollen en verantwoordelijkheden (horizon 2). Ieder persoon heeft er daar vele van. Je bent inkoopprofessional, ouder, kind, mantelzorger, etc. Bij elke rol horen bepaalde verantwoordelijkheden. Nadat we hebben bepaald wat bij onze rollen en verantwoordelijkheden hoort, starten we projecten (horizon 1). Daarmee gaan we de doelen realiseren. Deze projecten bestaan uit meerdere acties en activiteiten (Grond van de piramide).

Tot zover waren we het eens.

De vraag is nu: Waar begin je in deze piramide als je de juiste prioriteiten wilt stellen en je productiviteit wilt verhogen? 

Het antwoord van de meesten (en dus ook van mijn klant) is: Bovenaan! Dat is nu precies het grote misverstand over productiviteit. Dat is dé reden waarom zoveel professionals elke dag tijd te kort komen en worstelen met het stellen van prioriteiten. Het is namelijk vrijwel onmogelijk om de juiste prioriteiten te stellen als je geen inzicht hebt in je huidige acties en projecten (grondniveau en horizon  1). Onze hersenen kunnen dat namelijk niet bolwerken. Dat komt omdat ze geen zicht hebben op wat het werk op dat moment allemaal omvat. Het is heel moeilijk om dan de juiste prioriteiten te stellen of om plannen te maken. Je wordt namelijk geleefd door de waan van de dag! Je bent bezig met overleven.

Het gevolg is vaak dat er dan maar helemaal geen plannen gemaakt worden. Of er worden wel doelen gesteld en plannen gemaakt, maar daarna gaat men weer over tot de orde van de dag!

Hoe bereik je dan die doorbraak!

De enige manier om dat te doorbreken is door eerst te zorgen voor volledige control op je huidige activiteiten en projecten. Dan ga je namelijk de rust, ruimte en focus ervaren die nodig is om prioriteiten te kunnen stellen, plannen te maken, doelen te stellen en ze ook écht te realiseren! Dit is dé sleutel tot het explosief verhogen van productiviteit.

Mijn klant was stellig: “Dat kan niet. Je kunt nooit volledig in control komen op je dagelijkse activiteiten. Of het kost je onevenredig veel tijd om alles bij te houden. Daarom moet je er mee leren leven!”

Gelukkig kan dat wel! Ik help inkoopafdelingen om samen met hun team deze gedragsverandering door te maken. Zet de eerste stap en meld je aan voor een analyse-sessie.

Ontdek in deze analyse-sessie:

  1. Welke stap je nu gelijk al kunt zetten voor veel hogere inkoopresultaten
  2. Hoe je snel kunt groeien naar een veel hogere Return On Investment op de inkoopafdeling
  3. Wat je ontwikkeling als inkoopafdeling nu nog in de weg zit

Bekijk de aanmeldpagina hier 

Over de schrijver
Gerco is een toonaangevend inkoopconsultant die de afgelopen jaren vele organisaties heeft geholpen om betere inkoopresultaten te bereiken en succesvolle inkoopafdelingen te creëren. Gerco is een NEVI opgeleide inkoopconsultant, ervaren adviseur en bevlogen coach voor managers en professionals die ambities hebben in het inkoopvak. Met de combinatie van inkoopervaring en persoonlijke coaching breng ik inkoopmanagers en inkoopprofessionals in een leiderschapspositie.
Reactie plaatsen